Informointiasiakirja

Päivitetty 27.6.2024

MÄNTSÄLÄN KANSALAISOPISTON INFORMOINTIASIAKIRJA

Rekisteri          TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ ja OPPIMISEN YMPÄRISTÖ

Päivitetty          27.6.2024

Rekisterin pitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot  

Mäntsälän kunta, y-tunnus 0129261-5
Sivistysjohtaja Timo Ahvo
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä,
vaihde 019 264 5000
kirjaamo@mantsala.fi

Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteystiedot

Mäntsälän kansalaisopiston rehtori Mia Pätsi
Vanha Porvoontie 19, 04600 Mäntsälä
Puhelin 040 314 5370
mia.patsi@mantsala.fi

Rekisterinpitäjän pääkäyttäjät ja yhteystiedot

Mäntsälän kansalaisopiston rehtori Mia Pätsi
Puhelin 040 314 5370
mia.patsi@mantsala.fi
Mäntsälän kansalaisopiston opistosihteeri Maarit Valkonen
Puhelin 040 314 6189
maarit.valkonen@mantsala.fi
Vanha Porvoontie 19, 04600 Mäntsälä

Tietosuojavastaava

Tietohallinnon asiantuntija Teemu Kanerva
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
Puhelin 040 314 5896
teemu.kanerva@mantsala.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toiminnanohjausjärjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai kurssien vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkan tilauksia varten.

Rekisterissä olevat kurssien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille, ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kunnan viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Oppimisen ympäristö on ensisijaisesti tarkoitettu sähköiseksi työskentely-ympäristöksi, jota käytetään voimassa olevan lain, Laki vapaasta sivistystyöstä, mukaisen opetuksen järjestämiseen. Se sisältää sähköisiä työvälineitä sisältöjen tuottamiseen, käyttäjien väliseen vuorovaikutukseen ja viestintään sekä sisältöjen julkisuuden hallintaan.

Käytämme oppimisen ympäristöä, kotisivuilla olevien sivujemme lisäksi, tiedotuskanavana ja ainealakohtaisesti kurssien ja niitä opettavien tuntiopettajien esittelysivuina. Koostamme myös oppimisen ympäristöön kuvia ja videoita kursseilta, näyttelyistä, konserteista ja muista tapahtumista.Käytämme julkisilla sivuilla kursseilta sellaisia kuvia ja videoita, joiden ottamiseen olemme saaneet luvan opettajilta ja opiskelijoilta.

Oppimisen ympäristö toimii kurssien opetusalustana. Osallistuakseen siellä tapahtuvaan opetukseen, opiskelija saa kurssin opettajalta lukijan salasanan tai koodin. Jos kurssilla opiskelu vaatii kyseisessä ympäristössä työskentelyä, opiskelija rekisteröityy itse oppimisen ympäristöön ja luo itselleen ilmaiset käyttäjätunnukset.

Mitä tietoja tallennetaan?

Toiminnanohjausjärjestelmä:

·    Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.

·    Henkilötunnus pakollinen:

     - opettajille

     - kurssin osallistujalle henkilön yksilöimiseksi ja laskutustavarten.

     - alaikäisen opiskelijan huoltajan henkilötunnus on pakollinen.

·      Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.

·      Kotikunta tilastointia varten.

·      Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.

·      Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.

·      Tutkinto tilastointia varten (OPH).

·      Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).

·      Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).

·      Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).

‍Oppimisen ympäristö:

Opiskelijaan liittyvä tietosisältö oppimisen ympäristössä pidettävillä kursseilla on:

•    Käyttäjän nimi (opiskelija, opettaja, muu henkilökunta, huoltaja)

•    Käyttäjän itse tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot. Käyttäjän itse tuottamalla tai lisäämällä sisällöllä tarkoitetaan Mäntsälän kansalaisopiston oppimisen ympäristöön lisättyjä kuvia, videoita, tekstejä, linkkejä ja äänitiedostoja. Nämä sisällöt eivät ole julkisesti nähtävissä.

•    Mäntsälän kansalaisopisto kysyy opiskelijoilta erikseen luvan kuvaamiseen lähiopetukseen osallistumisesta tai verkkokursseilla olevien sisältöjen julkaisemisesta.

Henkilötietoja käytetään:

•    Käyttäjän tunnistamiseen oppimisen ympäristössä (nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus)

•    Käyttöoikeuksien hallintaan

•    Käyttäjien välisen viestinnän ja vuorovaikutuksen mahdollistamiseen

•    Käyttäjälle kohdistetun tiedon (esim. arviointitieto) välittämiseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Missä tietoja säilytetään?

Toiminnanohjausjärjestelmän ylläpito ja tietojen säilytys toimii Helsingissä.

Oppimisen ympäristön ylläpito ja tietojen säilytys toimii Jyväskylässä.

Mistä tietosi on kerätty?

Toiminnanohjausjärjestelmä: Kurssien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille kirjautumisen yhteydessä. Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin opettajaksi palkkaamisen yhteydessä.

Oppimisen ympäristö: Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

☒ Rekisteröidyn suostumus

☒ Sopimuksen täytäntöönpano

☒ Lakisääteinen velvoite

☐ Yleinen etu ja julkinen valta

☐ Elintärkeiden etujen suojaaminen

☒ Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia(saavutettavuus)?

☐ Kyllä

☒ Ei

Luovutetaanko tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

☐ Kyllä.

☒ Ei

Miten kunta käsittelee henkilötietojasi?

☐ Rekisteri on manuaalinen (paperi).

☒ Rekisteri on toiminnanohjausjärjestelmässä.

☒ Rekisteri on tietojärjestelmässä.

Henkilötietojen säilytysajat ja säilytysaikojen määrittämiskriteerit

Toiminnanohjausjärjestelmä:

Lainsäädäntö edellyttää kerättävien ja säilytettävien asiakirjojen (laki vapaasta sivistystyöstä, laki taiteen perusopetuksesta) tarpeellisuudesta.

Laki arkistoinnista määrittää säilytysajan (esim.päiväkirjat).

‍Oppimisen ympäristö:

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Esimerkiksi oppimisympäristössä pidetty verkkokurssi on opiskelijoiden nähtävillä korkeintaan lukuvuoden ajan.

Opiskelija, jolla on omat käyttäjätunnukset voi myös itse poistaa omat opiskelunsa aikana tuottamansa materiaalit verkkokurssilta sen jälkeen, kun kurssin opettaja on ne arvioinut.

Oppimisen ympäristössä kaikille avoinna olevilla sivuilla valokuvat ja videot ovat nähtävillä korkeintaan viisi vuotta.

Henkilötietojen suojaus      

Toiminnanohjausjärjestelmä:

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat ja tuntiopettajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain ict-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat lukituissa tai valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Henkilötietoja käsitellään salassapitosäännösten mukaisesti(Julkisuuslaki 621/1999).

‍Oppimisen ympäristö:

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietoja käsitellään salassapitosäännösten mukaisesti (Julkisuuslaki 621/1999).

Rekisteröidyn oikeudet        

Tietosuoja-asetuksen 2016/679 takaa rekisteröidylle tiettyjä oikeuksia.

·       Oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

·       Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

·       Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

·       Oikeuskäsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

·       Oikeus saada rekisterinpitäjä ilmoittamaan oikaisusta, poistosta ja käsittelyn rajoittamisesta tietojen vastaanottajalle (artikla 19)

·       Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

·       Vastustamisoikeus (artikla 21)

·       Oikeus olla joutumatta automatisoitujen päätösten kohteeksi (artikla 22)

·       Oikeus saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta (artikla34)

·       Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

·       Oikeus tehokkaisiin oikeussuojakeinoihin rekisterinpitäjää vastaan (artikla 79)

·       Oikeus saada korvaus vahingosta (artikla 82)

Saat lisätietoa oikeuksien käyttämisestä tietosuojaselosteista sekä kunnan henkilökunnalta ja tietosuojavastaavilta.

‍Tietopyyntö kunnalle

Henkilö voi tehdä kunnalle henkilötietopyynnön sähköpostitse tietosuoja@mantsala.fi.  Tarvittaessa voi asioida kunnan palvelupiste Vinkissä, osoite Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä, puhelin puh. 040 314 5273 tai vaihde (019) 264 5000

Tietopyynnöt ovat pääasiallisesti maksuttomia. Kunnalla on kuitenkin oikeus periä maksu. Maksuperusteet on vahvistettu kunnanvaltuustossa 16.1.2020 § 75 ja näitä sovelletaan henkilötietojen tietopyyntöihin. Kunta voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen peruste.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä Mäntsälän kunnan sivuilta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto valvontaviranomaisena

Suomessa henkilötietojen käsittelyä valvoo tietosuojavaltuutettu. Se valvoo tietosuojalainsäädännön toteuttamista. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

‍Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

postiosoite PL 800, 00521 Helsinki

puhelinvaihde 029 566 6700

sähköposti tietosuoja@om.fi

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

‍